چرا داشتن نرم افزار دبیرخانه برای شرکت شما کاملاً ضروری است؟

نرم افزار دبیرخانه واقعاً مهم است چون یکی از مهم‌ترین ارکان حیات یک بیزینس، ارتباطات آن است. فارغ از این که ابعاد کسب و کار شما چقدر بزرگ باشد، حتماً ارتباطاتی در آن وجود دارد. به واسطه وجود این ارتباطات افراد در مجموعه شما به یکدیگر نامه داخلی می‌زنند یا روزانه چندین نامه ارسالی یا دریافتی از بیرون سازمان دارید. وقتی تعداد این نامه‌ها کم است، به راحتی می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد. اما زمانی که گستره ارتباطات بزرگ می‌شود، تعداد نامه‌ها نیز افزایش پیدا می‌کند. خواه این نامه‌ها داخلی باشند یا خارجی، به هرحال سیستمی برای مدیریت کردن آن‌ها باید وجود داشته باشد.

این سیستم بدون شک یک نرم افزار دبیرخانه است. پس داشتن یک نرم افزار دبیرخانه ازهر نظر برای سازمان شما ضروری است. دلایلی که در ادامه مطرح می‌کنیم به شما نشان می‌دهند که همه مزایایی که با خرید نرم افزار دبیرخانه به دست می‌آورید در سازماندهی کردن حجم عظیم نامه‌ها نیست. بلکه چیزهای بیشتری هم نصیب مجموعه شما می‌شود که در ادامه مطلب به آن‌ها می‌پردازیم.

• توزیع منظم نامه‌های ارسالی و دریافتی

داشتن نرم افزار دبیرخانه یعنی به راحتی و با نهایت سرعت ممکن می‌توانید حجم عظیمی از نامه‌های ارسالی و دریافتی را در خارج و داخل سازمان خود توزیع کنید. استفاده از نرم افزار دبیرخانه میزان خطای انسانی در پخش نامه را به شدت پایین می‌آورد. چون بخشی از کار به جای نیروی انسانی که ممکن است خسته شود و تمرکز خود را از دست بدهد، توسط نرم افزار انجام می‌شود. به همین دلیل نامه‌ها منظم و با سرعت در سازمان یا خارج از آن توزیع می‌شوند.

• بالابردن سطح امنیت نامه‌ها

وقتی به جای نیروی انسانی یک نرم افزار نامه‌ها را سازماندهی می‌کند، دسترسی به نامه‌ها فقط توسط افرادی امکان پذیر می‌شود که کد مشخصی مانند شناسه کاربری و رمز عبور دارند. ضمن آن که در نرم افزارهای دبیرخانه سیستمی به عنوان تعیین سطح دسترسی وجود دارد. با مشخص بودن این سطح دسترسی دیگر هرکسی نمی‌تواند به نامه‌ها دسترسی داشته باشد. این موضوع به شدت امنیت نامه‌ها را بالا می‌برد که برای یک سازمان مزیت بسیار بزرگی محسوب می‌شود.

• توانایی ایجاد سیستم دورکاری برای افراد سازمان

اگر از یک نرم افزار دبیرخانه که تحت وب یا اصطلاحاً web Based است استفاده کنید، دیگر نیازی نیست که افرادی که به هر نحوی با نامه‌های سازمانی سروکار دارند در محل حضور داشته باشند. این نرم افزارها تحت وب اجرا می‌شوند. یعنی هرکسی در هرجایی از جهان که به اینترنت دسترسی داشته باشد می‌تواند با شناسه کاربری و رمز عبور وارد نرم افزار دبیرخانه شود و کاری را که لازم است، انجام دهد.

• ایجاد ارتباط بهتر با مشتریان سازمان

همه دوست دارند کارشان با نهایت سرعت ممکن و با بهترین کیفیت انجام شود. اما این موضوع مستلزم زمان و تجربه در سازمان شماست. گاهی استفاده از نرم افزارهای قدرتمند منجر به خلق این زمان برای شما می‌شود. یعنی به جای این که یک یا چند نیروی انسانی روی یک کار که همان پیگیری کردن یک نامه است، وقت بگذارند، یک نرم افزار به طور اتوماتیک این کار را می‌کند. در نهایت درخواست دهندگان از مجموعه راضی‌ترند چون زودتر به درخواستشان رسیدگی شده است.

بهترین نرم افزار دبیرخانه را از کجا تهیه کنیم؟

قاطعانه می‌توان گفت که شرکت یگانه خالق بهترین نرم افزار دبیرخانه در ایران است. فارغ از تجربه 16 ساله این شرکت در خلق انواع نرم افزارهای اداری مانند نرم افزار دبیرخانه و بایگانی یا نرم افزار اتوماسیون اداری، شرکت یگانه نرم افزار دبیرخانه خود را بر اساس قوانین و عرف مدیریت دبیرخانه که در ایران انجام می‌شود، طراحی کرده است.

شرکت یگانه اکنون بیش از 3 هزار مشتری فعال دارد که از نرم افزار دبیرخانه یگانه به عنوان بهترین نرم افزار دبیرخانه و بایگانی ایرانی استفاده می‌کنند. اگر در این زمینه تردید دارید وارد سایت یگانه شوید و درخواست دموی رایگان نرم افزار دبیرخانه خود را ثبت کنید. دیدن این دمو کمک می‌کند دریابید که این یکی از بهترین نرم افزارهای دبیرخانه و بایگانی است که تاکنون تولید شده و مدام در حال توسعه است.