چطوری بیمه کارکنان را به اداره تامین اجتماعی بفرستیم؟

یکی از دغدغه‌های بسیار مهم برای صاحبان کسب‌ و کارهای مختلف در پایان هر ماه، ارسال فهرست بیمه تأمین اجتماعی کارکنان است. صاحبان مشاغل باید در مدت‌زمان مشخص‌ شده، این لیست را به اداره تامین اجتماعی ارسال نمایند. در غیر این‌ صورت مشمول جرائمی خواهند شد. در حال حاضر این امکان فراهم‌شده که کارفرمایان بتوانند این فهرست را به‌ صورت‌های دستی و یا اینترنتی تنظیم کنند و به سازمان تامین اجتماعی ارائه دهند.

ضرورت رد کردن لیست بیمه کارکنان برای صاحبان مشاغل
پس‌ از راه‌اندازی یک کسب‌ و کار لازم است برخی از اقدامات قانونی انجام شود. یکی از مهم‌ترین این اقدامات، بیمه کردن کارکنان مجموعه مورد نظر است. لذا مطابق با قانون تامین اجتماعی باید تمامی کارفرمایان، حداکثر ۱۵ روز پس‌ از شروع فعالیت‌، اقدامات مورد نیاز برای بیمه کردن کارکنان خود را انجام دهند. این کار کمک می‌کند تا در صورت بروز هرگونه حادثه ناشی از کار، کارکنان بتوانند از مزایای بیمه تامین اجتماعی برخوردار شوند. گفتنی است که یک مجموعه حتما حسابداری آشنا به مسائل حقوقی کارمندان دارد یا اینکه خود صاحب کسب و کار لازم است که دوره حقوق و دستمزد را گذرانده باشد تا بتواند امورات مربوط به حق و حقوق و بیمه کارکنان را به درستی انجام دهد.

مراحل نام‌نویسی و ارسال لیست بیمه کارکنان به سازمان تامین اجتماعی
دریافت کد کارگاهی
پس‌ از این‌که توانستید شرکت خود را به ثبت برسانید و یا سازمان و مجموعه صنفی خود را راه‌اندازی کنید باید با در دست داشتن برخی از مدارک از قبیل جواز کسب معتبر، پروانه تاسیس و یا بهره‌برداری، اسناد مالکیت، تأییدیه اتحادیه و یا مجمع صنفی، تصویر شناسنامه و… حداکثر در مدت‌ زمان ۱۵ روز به نزدیک‌ترین شعبه تامین اجتماعی مراجعه نمایید و درخواست ثبت کد کارگاهی خود را ارائه دهید.

بازرسی اولیه کارگاه
پس‌ از این‌که مرحله درخواست کد انجام شد و مدارک مورد نیاز ارائه گشت، در مدت ‌زمان ۲ هفته، بازرسی برای بازدید کارگاه به محل مورد نظر شما اعزام خواهد شد تا اظهارات کارفرما و یا وکیل قانونی وی در مورد فعالیت مجموعه، تعداد کارکنان، شغل و سمت آن‌ها و… را بررسی کند و هویت کارگاه و مجموعه، کارفرما، تعداد کارکنان و… را تایید کند.

فهرست ارسال‌شده‌ بیمه باید کاملا با فهرست گزارشی که از طرف بازرس ارائه می‌شود تطابق داشته باشد. پس‌ از طی فرآیند بازرسی، تا مدت‌ زمان ۷۲ ساعت گزارش مورد نظر تایید می‌گردد. در صورت تأیید نهایی، کد کارگاه صادر می‌گردد.

درخواست صدور نام کاربری و رمز عبور
پس‌ از طی شدن فرآیند بازرسی و دریافت کد کارگاهی باید درخواست صدور نام کاربری و رمز عبور را نیز به سازمان تامین اجتماعی ارائه دهید تا بتوانید مراحل ثبت‌نام و ارسال لیست بیمه کارکنان را به‌صورت اینترنتی انجام دهید.

نام‌نویسی کارکنان
پس‌ از پشت سر گذاشتن مراحل ذکرشده، کارکنان ثبت‌شده در بازرسی اولیه کارگاه، می‌توانند به شعبه تامین اجتماعی مراجعه کنند و مدارکی از قبیل شناسنامه و کارت ملی خود را ارائه دهند ثبت ‌نام کنند. در این‌ صورت به هرکدام از کارکنان، یک کد بیمه اختصاصی که ۸ رقم است ارائه خواهد شد.

شیوه تحویل لیست حق بیمه تامین اجتماعی
همان‌طور که گفته شد در حال حاضر این امکان فراهم‌شده که کارفرمایان بتوانند فهرست بیمه کارکنان خود را به‌ صورت اینترنتی به سازمان تامین اجتماعی ارائه دهند. در این‌ صورت لازم است چندین مرحله را پشت سر هم طی کنند.

دانلود نرم‌افزار بیمه و ثبت مشخصات کارگاه
برای این منظور، لازم است در ابتدا جدیدترین نسخه از نرم‌افزار بیمه را در اختیار داشته باشید و سپس آن را نصب نمایید. پس‌از نصب نرم‌افزار مورد نظر باید مشخصات کارگاه خود را در آن ثبت کنید. برای دستیابی به این هدف می‌توانید از منوی اطلاعات پایه در نرم‌افزار کمک بگیرید و از میان گزینه‌های موجود، گزینه مشخصات کارگاه را انتخاب کنید.

سپس در صفحه باز شده، گزینه جدید را برگزینید. در این‌ صورت یک فرم در اختیار شما قرار خواهد گرفت که می‌توانید اطلاعات مجموعه خود را در آن وارد کنید. این اطلاعات شامل کد کارگاهی، ردیف پیمان، نام کارگاه، نام کارفرما، آدرس کارگاه و سپس نرخ حق بیمه است.

بنابراین لازم است در ابتدا کد کارگاه خود را که یک کد ده‌رقمی است وارد بخش مربوطه کنید. در صورتی‌ که پیمانکار هستید باید در ردیف پیمان، مشخصات خواسته‌شده را وارد کنید. اما درصورتی‌که پیمانکار نیستید این گزینه، خود به‌ خود تکمیل خواهد شد و نیازی به وارد کردن اطلاعات در این بخش ندارید.

سپس به گزینه نام کارگاه می‌رسید که باید نوع فعالیت شغلی و زمینه کاری خود را وارد کنید. پس‌ از پر کردن این گزینه، به نام کارفرما می‌رسید. در این بخش باید نام فردی که صاحب کار است و جواز کسب خود را به دست آورده، وارد کنید.

یکی دیگر از مواردی که در این فرم باید به تکمیل آن اقدام کنید آدرس کارگاه شماست. بنابراین لازم است مشخصات آدرس از قبیل نام شهر محل کارگاه، خیابان، کوچه، پلاک و… را وارد کنید. نرخ حق بیمه، آخرین گزینه‌ای است که باید آن را تکمیل کنید.

ثبت مشخصات کارکنان
این‌بار باید از منوی اطلاعات پایه، گزینه مشخصات کارکنان را انتخاب کنید تا یک فرم، برای شما باز شود. سپس گزینه جدید را انتخاب کنید. در فرم جدید باز شده، باید اطلاعات کارکنان از قبیل شماره بیمه، شماره پرسنلی، نام و نام خانوادگی، نام پدر، جنسیت، تاریخ تولد، شغل، شماره شناسنامه، شهر محل صدور و کد ملی را وارد کنید و سپس بر روی گزینه ثبت کلیک کنید تا مشخصات بیمه‌شده، ثبت شود.

تنظیم لیست ماهانه
برای این منظور به منوی عملیات بروید. گزینه لیست ماهانه را انتخاب کنید. در صفحه باز شده بر روی گزینه جدید، کلیک انجام دهید. سپس اطلاعات مورد نیاز را در بخش‌های مربوطه وارد کنید که عبارت‌اند از کد کارگاه، ردیف پیمان، سال، ماه، تعداد نفرات بیمه‌شده، جمع روزهای کارکرد و جمع دستمزد ماهانه.

ثبت ریز کارکرد
در این گام باید روزهای کارکرد بیمه‌شده در ماه مورد نظر را مشخص کنید و دستمزد روزانه هر کدام از کارکنان را ثبت نمایید. پس‌ از پایان کار می‌توانید بر روی گزینه ثبت کلیک کنید تا پیغام "ریز کارکرد جدید ثبت شد" برای شما ارسال شود. سپس می‌توانید آن را تایید کنید و به سراغ مشخصات کارکنان بعدی خود بروید.

تهیه دیسکت
پس ‌از طی کردن مراحل بالا، گام تهیه دیسکت را پیش رو خواهید داشت. پس‌ از تهیه دیسکت، دو فایل ایجاد می‌شود که یکی اطلاعات کارگاه را نشان می‌دهد و دیگری، شامل اطلاعات بیمه‌شدگان است. بنابراین می‌توانید این دو فایل را بر روی سی‌دی قرار دهید و یا به‌ صورت اینترنتی به سازمان تامین اجتماعی بفرستید تا فیش خود را دریافت کنید و سپس حق بیمه کارکنان مجموعه کاری خود را بپردازید.

اگر لیست بیمه اشتباه ارسال شود چه کنیم؟
ممکن است که شرایطی پیش بیاید که لیست بیمه مشکلی داشته باشد و به اصلاح نیاز پیدا کند. امکان اصلاح لیست بیمه ارسال شده زمانی وجود دارد که هنوز مهلت ارسال لیست به پایان نرسیده باشد. در اینصورت می‌توان به سازمان بیمه تامین اجتماعی رفته و به صورت کتبی، درخواست اصلاح لیست حق بیمه به اداره تحویل نمایید. در این صورت بعد از موافقت و بررسی مسئول بیمه، یک لیست بیمه متمم تحویل میدهید.